External User Manager ermöglicht es Ihnen, Onboarding-Verfahren einfach zu implementieren, die Ihnen ein Höchstmaß an Informationen über Gäste und die Personen liefern, die sie in die Organisation einladen.
Sobald eine Gast-Anfrage eingereicht wurde, muss der Admin sie genehmigen. Nach der Genehmigung erhält der betreffende Gast eine Onboarding-E-Mail und wird aufgefordert, das von Ihnen eingerichtete Onboarding-Verfahren zu durchlaufen.
Das Onboarding-Portal selbst kann auf vielfältige Weise angepasst werden, sodass Sie:
Gäste Metafelder ausfüllen lassen können, die Ihnen nützliche Informationen zum Gast liefern, in den Formaten Text, Datum, Dropdown und Kontrollkästchen.
Wichtige Dokumente (z. B. eine NDA) im PDF/HTML-Format anzeigen und den Gast auffordern, diese vor dem Fortfahren zu unterzeichnen.
Gäste auffordern, ein YouTube-Video anzusehen, bevor sie zum Space weitergeleitet werden.
Lassen Sie uns gemeinsam ein einfaches, unkompliziertes Onboarding-Verfahren erstellen, um ein besseres Verständnis dafür zu entwickeln, wie diese Konzepte in der Praxis angewendet werden.
💡 Lesen Sie unbedingt unsere Artikel zu Metafeldern und zum Hinzufügen von Onboarding-Medien, um das Beste aus Onboarding-Verfahren herauszuholen.
⚙️ Haupteinstellungen
Es gibt mehrere Anpassungsoptionen für das Onboarding über Metafelder und Medien hinaus, mit denen Sie differenziertere Aspekte des gesamten Prozesses konfigurieren können.
Navigieren Sie zu Einstellungen > Haupteinstellungen und klicken Sie auf den Schalter Benutzerdefinierten Onboarding-Prozess aktivieren, um zu beginnen.
Sie werden aufgefordert, zwischen External User Manager Mailing und einem Exchange-Konto zu wählen.
External User Manager Mailing (empfohlen) – Das System sendet E-Mails über unseren Drittanbieter-Partner (SendGrid). In seltenen Fällen können diese E-Mails im Spam-Ordner landen. In diesem Fall sollten Sie den Wechsel zu einem Exchange-Konto in Betracht ziehen.
Exchange-Konto – Das System sendet E-Mails über die E-Mail-Adresse des von Ihnen ausgewählten Benutzers (hilfreich zur Maximierung des Datenschutzes).
💡 Wenn Sie ein Exchange-Konto für den E-Mail-Versand verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass es ausschließlich cloudbasiert ist (nicht lokal synchronisiert), da dieser Kontotyp am besten für die Interaktion mit der Graph API geeignet ist.
Hier finden Sie eine kurze Übersicht der verfügbaren Anpassungsoptionen.
Einstellungen in der Reihenfolge ihres Erscheinens:
Ihr Unternehmensname – Ermöglicht die Angabe eines Unternehmensnamens, der für das Branding während des gesamten Onboarding-Prozesses verwendet wird.
Ihr Unternehmenslogo – Ermöglicht das Hochladen eines Unternehmenslogos, das für das Branding während des gesamten Onboarding-Prozesses verwendet wird.
Intro-Bildschirm aktivieren – Ermöglicht das Aktivieren/Deaktivieren des Standard-Onboarding-Intro-Bildschirms.
Automatisches Ablehnen des Onboardings aktivieren, wenn der externe Benutzer den Onboarding-Prozess nicht abschließt – Diese Einstellung erhöht den Druck beim Onboarding-Verfahren. Wenn ein Gast die Verfahren nicht innerhalb einer bestimmten Zeitspanne durchführt, wird das Onboarding-Angebot widerrufen.
Onboarding X Tage vorher ablehnen – Ermöglicht die Angabe der Anzahl der Tage, die vergehen, bevor das Onboarding-Angebot widerrufen wird.
Erinnerung für automatisches Ablehnen des Onboardings aktivieren – Das Aktivieren dieses Schalters erinnert den Gast daran, dass sein Onboarding-Angebot kurz vor dem Widerruf steht.
X Tage vorher an Onboarding erinnern – Die Anzahl der Tage vor dem Widerrufsdatum, nach deren Ablauf die Erinnerung gesendet wird.
Automatisches Löschen externer Benutzer nach X Tagen ohne erneuertes Onboarding aktivieren – Ermöglicht das automatische Löschen von Gästen, die den Onboarding-Erneuerungsprozess nicht abgeschlossen haben.
Externen Benutzer nach X Tagen ohne erneuertes Onboarding entfernen – Ermöglicht die Angabe der Anzahl der Tage, nach denen der Benutzer, der das Onboarding nicht abgeschlossen hat, gelöscht wird.
Die Schaltflächen Onboarding erneuern und Organisations-Onboarding erneuern senden die Onboarding-Einladungen erneut an Gäste und Verantwortliche in Organisationen und fordern sie auf, das Onboarding erneut zu durchlaufen.
Dies ist in der Regel notwendig, wenn Sie Ihre Onboarding-Verfahren aktualisiert haben und möchten, dass bestehende Gäste Informationen hinzufügen oder neue Dokumente unterzeichnen.
📝 Gast-Anfragen
Nachdem wir den Onboarding-Prozess nach unseren Wünschen konfiguriert haben, ist es an der Zeit, Benutzern tatsächlich das Einladen von Gästen zu ermöglichen.
So funktionieren Einladungen:
Navigieren Sie zum Tab Anfragen in External User Manager.
Klicken Sie auf Anfrage hinzufügen.
Geben Sie die E-Mail-Adresse des gewünschten Gastes ein und klicken Sie auf Weiter.
Füllen Sie alle angezeigten Metafelder aus und klicken Sie auf Weiter, wenn diese abgeschlossen sind.
Entscheiden Sie, ob Sie den Gast in ein bestimmtes Team oder allgemein in die Organisation einladen möchten. Geben Sie die Teams/Gruppen an, in die Sie ihn einladen, wenn Sie die erste Option gewählt haben, und klicken Sie auf Weiter.
Hinterlassen Sie bei Bedarf einen Kommentar und klicken Sie auf Erstellen, um Ihre Anfrage abzuschließen.
👤 Perspektive des Gastes
Sobald der Admin die Gast-Anfrage genehmigt, erhält der betreffende Gast eine Onboarding-E-Mail, in der er über das Team/die Gruppe informiert wird, in die er eingeladen wird.
So sieht der Prozess aus seiner Perspektive aus:
Geben Sie zunächst den 6-stelligen Verifizierungscode ein, den Sie per E-Mail erhalten haben.
Klicken Sie auf WEITER.
Füllen Sie alle angezeigten Metafelder aus.
Sehen Sie sich alle Medien an und klicken Sie das Kontrollkästchen an, um zu bestätigen, dass Sie den Bedingungen zustimmen.
Unterzeichnen Sie die Dokumente und klicken Sie auf Unterschreiben.
Klicken Sie auf Zum Team gehen, um zum Team zu navigieren, zu dem Sie eingeladen wurden.
🌐 Organisations-Onboarding
Sobald die Organisation vom Admin genehmigt wurde, erhält die Verantwortliche Person innerhalb der Organisation eine E-Mail mit einem Link zum Onboarding-Portal. Alle Onboarding-Verfahren sind für Organisationen identisch.
🎖️ Endergebnis
Sobald der Gast Ihre Onboarding-Verfahren abgeschlossen hat, können Sie ihn (als Admin) im Abschnitt Angenommen / Abgelehnt des Tabs Anfragen finden.
Ein Klick auf das Profil des Gastes zeigt eine Vielzahl zusätzlicher Informationen und ermöglicht es Ihnen, den Vollständigen Benutzerbericht herunterzuladen, ausgefüllte Metafelder einzusehen und alle vom Gast unterzeichneten Medien anzuzeigen/herunterzuladen.
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