Mit External User Manager wird Ihr Unternehmen im Wesentlichen in drei Gruppen aufgeteilt: Anfragende, Gäste und Genehmiger.
Anfragende – Reichen eine Anfrage ein, um einen Gast in einen bestimmten Space einzuladen. Je nach Einrichtung des Onboarding-Prozesses müssen sie möglicherweise bestimmte Metafelder ausfüllen, bevor sie die Anfrage tatsächlich absenden.
Gäste – Durchlaufen den Onboarding-Prozess, um das Recht zu erhalten, einem bestimmten Space beizutreten. Sie müssen möglicherweise verschiedene Metafelder ausfüllen, Dokumente lesen oder ein Video ansehen, bevor sie eine Unterschrift oder ein Kontrollkästchen zur Bestätigung abgeben. Die Anzahl der Schritte hängt von Ihrer Onboarding-Einrichtung ab.
Genehmiger – Prüfen diese Anfragen und entscheiden, ob der Gast tatsächlich in die Organisation aufgenommen wird. Sie können alle vom Anfragenden und vom Gast bereitgestellten Informationen einsehen und exportieren, einschließlich Metafelder und unterschriebener Dokumente.
Lassen Sie uns gemeinsam die Prozesse Anfrage-Einreichung, Genehmigung und Onboarding durchgehen, um vollständig zu verstehen, wie diese Dynamik in realen Szenarien funktioniert.
📥 Anfragender
Als gewöhnlicher Mitarbeiter müssen Sie, wann immer Sie einen externen Mitarbeiter zu Ihrem Space hinzufügen möchten, eine Anfrage dafür einreichen.
Navigieren Sie zu Anfragen > Anfrage hinzufügen in External User Manager, um zu beginnen.
Füllen Sie das Feld E-Mail mit der E-Mail-Adresse des Gastes aus, den Sie einladen möchten.
Vervollständigen Sie alle vom Admin festgelegten Metafelder.
Wählen Sie die Spaces aus, auf die Ihr zukünftiger Gast Zugriff haben soll.
Hinterlassen Sie einen Kommentar mit relevanten Informationen, die bei der Genehmigungsentscheidung hilfreich sein könnten.
Sobald der Anfragende die E-Mail-Adresse und die zusätzlichen Informationen des Gastes gesendet hat, entscheiden die Genehmiger, ob dem Gast tatsächlich Zugriff gewährt wird.
✅ Genehmiger
Der Anfragen-Tab zeigt offene Anfragen, ausstehende Zugriffsüberprüfungen und genehmigte / abgelehnte Benutzer an.
Verschiedene Ansichten zeigen unterschiedlich viele Informationen zu einer bestimmten Anfrage an. Der Wechsel zur Kartenansicht bietet Ihnen die meisten Informationen, allerdings auf Kosten der Anzahl der gleichzeitig auf dem Bildschirm angezeigten Anfragen.
Experimentieren Sie und wählen Sie die Ansicht, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht, bevor Sie fortfahren.
Der Genehmiger entscheidet, welche Gäste tatsächlich in die angeforderten Spaces aufgenommen werden und welche abgelehnt werden. Navigieren Sie zu Anfragen > Offen, um alle aktiven Gastanfragen anzuzeigen.
Klicken Sie auf das Häkchen-Symbol im Abschnitt Genehmigung der Liste.
Sie erhalten eine detaillierte Ansicht aller Informationen zum Gast, einschließlich der E-Mail-Adresse des Eingeladenen, der Spaces, in die er eingeladen wird, der Identität des Anfragenden und aller ausgefüllten Metafelder.
Sie können auch einen Kommentar mit zusätzlichen relevanten Informationen hinterlassen, bevor Sie auf Annehmen klicken, um dem Gast Zugriff zu gewähren.
💡 Je nach Ihrer Onboarding-Konfiguration muss der Gast selbst möglicherweise auch Metafelder ausfüllen, ein Dokument unterschreiben oder mit einem Kontrollkästchen bestätigen, oder ein Video ansehen, bevor er fortfahren kann.
👤 Gast
Sobald der Admin die Gastanfrage genehmigt, erhält der betreffende Gast eine Onboarding-E-Mail, die ihn über das Team/die Gruppe informiert, in die er eingeladen wird.
So sieht der Prozess aus seiner Perspektive aus:
Beginnen Sie mit der Eingabe des 6-stelligen Verifizierungscodes, den Sie per E-Mail erhalten haben.
Klicken Sie auf WEITER.
Füllen Sie alle angezeigten Metafelder aus.
Sehen Sie sich alle Medien an und klicken Sie auf das Kontrollkästchen, um zu bestätigen, dass Sie den Bedingungen zustimmen.
Unterschreiben Sie die Dokumente und klicken Sie auf Unterschreiben.
Klicken Sie auf Zum Team, um zum Team zu navigieren, in das Sie eingeladen wurden.
⛑️ Benötigen Sie weitere Hilfe?
Erhalten Sie weitere Unterstützung für External User Manager über unser Support-Chat-Widget in der App oder kontaktieren Sie uns unter [email protected]