Die höchste Zugriffs- und Anpassungsebene innerhalb von External User Manager ist den EUM-Admins vorbehalten. Als EUM-Admin können Sie alle Gastzugriffseinstellungen innerhalb von EUM kontrollieren, Onboarding-Verfahren erstellen und verwalten sowie Zugriffsfristen und -bewertungen einführen.
Die Person, die External User Manager zum ersten Mal einrichtet, wird automatisch als EUM-Standard-Admin zugewiesen (nicht zu verwechseln mit dem Teams-Admin), was für kleine Organisationen mehr als ausreichend sein kann; wenn Sie jedoch eine größere Struktur leiten, kann es nützlich sein, mehrere EUM-Admins zu haben, die sich gegenseitig unterstützen.
Lassen Sie uns den Prozess des Hinzufügens zusätzlicher EUM-Admins durchgehen und einige der Berechtigungen erkunden, die diese Benutzer erhalten.
⚙️ Neue EUM-Administratoren hinzufügen
Navigieren Sie zu Einstellungen > Expertenmodus > Administratoren.
Klicken Sie auf + Admin hinzufügen.
Geben Sie den Namen des Benutzers ein, dem Sie Administratorrechte erteilen möchten. Beachten Sie, dass Sie mehr als einen Admin gleichzeitig hinzufügen können.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Ihr neu hinzugefügter Administrator erscheint unter Ihrem Namen in der Admin-Liste.
Wenn Sie einen Administrator aus der Liste entfernen möchten, klicken Sie einfach auf das X-Symbol neben seinem Namen.
Die hinzugefügte Person verfügt nun über die gleichen Administratorrechte wie Sie.
🛡️ Administratorrechte
Als EUM-Administrator können Sie:
External User Manager installieren und konfigurieren auf Ihrem Microsoft 365-Tenant, um eine strukturierte Governance für externe Benutzereinladungen und Onboarding zu ermöglichen.
Anfrage- und Genehmigungsprozesse implementieren, indem Sie Genehmiger zuweisen, die Gasteinladungen prüfen und freigeben müssen, bevor diese einem Space beitreten, und zusätzlich selbst neue Gäste genehmigen können.
Metafelder erstellen und verwalten, wie Textfelder, Dropdowns oder Kontrollkästchen, um zusätzliche Informationen von Anfragenden oder externen Gästen während des Onboarding-Prozesses zu erfassen.
Onboarding-Medien hinzufügen, wie Dokumente, Videos oder Richtlinientexte zum Gast-Onboarding-Prozess, um sicherzustellen, dass Gäste erforderliche Materialien lesen, bestätigen oder elektronisch unterzeichnen.
Strukturierte Onboarding-Prozesse einrichten, die Genehmigungen, Metafelder und Onboarding-Medien zu geführten Abläufen für externe Benutzer kombinieren.
Namenskonventionen definieren und durchsetzen für Gäste, unter Verwendung von Prefix, Suffix oder Metadaten-Werten, um externe Benutzer eindeutig zu identifizieren und zu standardisieren.
Zugriffsüberprüfungen planen und durchführen, um Gastmitgliedschaften in Teams und SharePoint regelmäßig zu überprüfen, mit automatisierten Benachrichtigungen und Genehmigungsworkflows.
Bestehende Gäste importieren, die bereits auf Ihrem Microsoft 365-Tenant vorhanden sind, in External User Manager, um sie in Ihre Governance-Infrastruktur einzubinden.
Einblicke und Analysen überwachen mit Dashboards und Berichten, die Transparenz über Gastanfragen, Genehmigungen, Onboarding-Aktivitäten und Zugriffsüberprüfungen bieten.
⛑️ Benötigen Sie weitere Hilfe?
Erhalten Sie weitere Unterstützung für External User Manager über unser Support-Chat-Widget in der App oder kontaktieren Sie uns unter [email protected]