External User Manager ermöglicht es Ihnen, einfach Onboarding-Verfahren zu implementieren, die Ihnen ein Maximum an Informationen über Gäste und die Personen liefern, die sie in die Organisation einladen.
Sobald eine Gastanfrage eingereicht wurde, muss der Admin diese genehmigen. Nach der Genehmigung erhält der betreffende Gast eine Onboarding-E-Mail und wird aufgefordert, das von Ihnen eingerichtete Onboarding-Verfahren zu durchlaufen.
Das Onboarding-Portal selbst kann auf vielfältige Weise angepasst werden, sodass Sie Metafelder und Medien integrieren können. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, zusätzliche Informationen zu Anfragen zu sammeln und die entsprechenden Unterschriften für Ihre NDA oder andere relevante Dokumente einzuholen.
Lassen Sie uns gemeinsam ein einfaches, unkompliziertes Onboarding-Verfahren erstellen, um besser zu verstehen, wie diese Konzepte in realen Szenarien angewendet werden.
💡 Lesen Sie unbedingt unsere Artikel über das Erstellen von Metafeldern und das Hinzufügen von Onboarding-Medien, um das Beste aus Onboarding-Verfahren herauszuholen.
⚙️ Allgemeine Einstellungen
Es gibt mehrere Anpassungsoptionen für das Onboarding über Metafelder und Medien hinaus, mit denen Sie differenziertere Aspekte des gesamten Prozesses konfigurieren können.
Navigieren Sie zu Einstellungen > Allgemeine Einstellungen, um zusätzliche Anpassungsoptionen anzuzeigen.
Einstellungsübersicht:
Benutzerdefinierten Onboarding-Prozess aktivieren – Ermöglicht es Ihnen, Onboarding-Verfahren für Gäste zu aktivieren/deaktivieren.
Ihr Firmenname – Ermöglicht es Ihnen, einen Firmennamen anzugeben, der für das Branding im gesamten Onboarding-Prozess verwendet wird.
Ihr Firmenlogo – Ermöglicht es Ihnen, ein Firmenlogo hochzuladen, das für das Branding im gesamten Onboarding-Prozess verwendet wird.
Introscreen aktivieren – Ermöglicht es Ihnen, den Standard-Onboarding-Introbildschirm zu aktivieren/deaktivieren.
Automatische Ablehnung des Onboarding aktivieren, wenn der externe Benutzer den Onboarding-Prozess nicht abschließt – Diese Einstellung erhöht den Einsatz bei Onboarding-Verfahren. Wenn ein Gast sie nicht innerhalb einer bestimmten Zeitspanne durchführt, wird das Onboarding-Angebot widerrufen.
Onboarding X Tage vorher ablehnen – Ermöglicht es Ihnen, die Anzahl der Tage anzugeben, die vergehen, bevor das Onboarding-Angebot widerrufen wird.
Automatische Ablehnungserinnerung für Onboarding aktivieren – Die Aktivierung dieses Schalters erinnert den Gast daran, dass sein Onboarding-Angebot demnächst widerrufen wird.
Onboarding X Tage vorher erinnern – Die Anzahl der Tage vor dem Widerrufsdatum, an dem die Erinnerung versendet wird.
Automatisches Löschen externer Benutzer nach X Tagen aktivieren, wenn kein Onboarding – Ermöglicht es Ihnen, Gäste automatisch zu löschen, die den Onboarding-Erneuerungsprozess nicht abgeschlossen haben.
Externen Benutzer nach X Tagen mit nicht erneutem Onboarding entfernen – Ermöglicht es Ihnen, die Anzahl der Tage anzugeben, nach denen der Benutzer, der das Onboarding nicht abgeschlossen hat, gelöscht wird.
📝 Gastanfragen
Nachdem wir den Onboarding-Prozess nach unseren Wünschen konfiguriert haben, ist es an der Zeit, Benutzer tatsächlich Gäste einladen zu lassen.
So funktionieren Einladungen:
Navigieren Sie zum Anfragen-Tab in External User Manager.
Klicken Sie auf Anfrage hinzufügen.
Geben Sie die E-Mail-Adresse des gewünschten Gastes ein und klicken Sie auf Weiter.
Füllen Sie alle angezeigten Metafelder aus und klicken Sie nach Abschluss auf Weiter.
Entscheiden Sie, ob Sie den Gast in ein bestimmtes Team oder allgemein in die Organisation einladen möchten. Geben Sie die Teams/Gruppen an, in die Sie ihn einladen, wenn Sie die erste Option gewählt haben, und klicken Sie auf Weiter.
Hinterlassen Sie einen Kommentar, falls nötig, und klicken Sie auf Erstellen, um Ihre Anfrage abzuschließen.
👤 Gastperspektive
Sobald der Admin die Gastanfrage genehmigt, erhält der betreffende Gast eine Onboarding-E-Mail, die ihn über das Team/die Gruppe informiert, in die er eingeladen wird.
So sieht der Prozess aus seiner Perspektive aus:
Beginnen Sie mit der Eingabe des 6-stelligen Verifizierungscodes, den Sie per E-Mail erhalten haben.
Klicken Sie auf WEITER.
Füllen Sie alle angezeigten Metafelder aus.
Sehen Sie sich alle Medien an und klicken Sie auf das Kontrollkästchen, um zu bestätigen, dass Sie den Bedingungen zustimmen.
Unterschreiben Sie die Dokumente und klicken Sie auf Unterschreiben.
Klicken Sie auf Zum Team, um zum Team zu navigieren, in das Sie eingeladen wurden.
🎖️ Endergebnis
Sobald der Gast Ihre Onboarding-Verfahren durchlaufen hat, können Sie (als Admin) ihn im Abschnitt Genehmigt / abgelehnt des Anfragen-Tabs finden.
Wenn Sie auf sein Profil klicken, werden verschiedene zusätzliche Informationen angezeigt, und Sie können den vollständigen Benutzerbericht herunterladen, ausgefüllte Metafelder einsehen und alle Medien anzeigen/herunterladen, die vom Gast unterzeichnet wurden.
👣 Nächste Schritte
Nachdem Ihre Gäste nun ordnungsgemäße Onboarding-Verfahren durchlaufen, ist es an der Zeit, sich um ihre Benennung und ihren Zugriff zu kümmern.
Wir empfehlen, hier zu beginnen:
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