Mit External User Manager wird Ihr Unternehmen im Wesentlichen in drei Gruppen aufgeteilt: Anfragende, Gäste und Genehmiger.
Anfragende – Reichen eine Anfrage ein, um einen Gast in einen bestimmten Space einzuladen. Je nach Einrichtung des Onboarding-Prozesses müssen sie möglicherweise bestimmte Metafelder ausfüllen, bevor sie die Anfrage tatsächlich absenden.
Gäste – Durchlaufen den Onboarding-Prozess, um das Recht zu erhalten, einem bestimmten Space beizutreten. Sie müssen möglicherweise verschiedene Metafelder ausfüllen, Dokumente lesen oder ein Video ansehen, bevor sie eine Unterschrift oder ein Kontrollkästchen zur Bestätigung abgeben. Die Anzahl der Schritte hängt von Ihrer Onboarding-Einrichtung ab.
Genehmiger – Prüfen diese Anfragen und entscheiden, ob der Gast tatsächlich in die Organisation aufgenommen wird. Sie können alle vom Anfragenden und vom Gast bereitgestellten Informationen einsehen und exportieren, einschließlich Metafelder und unterschriebener Dokumente.
Lassen Sie uns gemeinsam den Anfrage-Einreichungsprozess durchgehen und eine Genehmigergruppe erstellen, um vollständig zu verstehen, wie diese Dynamik in realen Szenarien funktioniert.
📥 Anfragender
Als gewöhnlicher Mitarbeiter müssen Sie, wann immer Sie einen externen Mitarbeiter zu Ihrem Space hinzufügen möchten, eine Anfrage dafür einreichen.
Navigieren Sie zu Anfragen > Anfrage hinzufügen in External User Manager, um zu beginnen.
Füllen Sie das Feld E-Mail mit der E-Mail-Adresse des Gastes aus, den Sie einladen möchten.
Vervollständigen Sie alle vom Admin festgelegten Metafelder.
Wählen Sie die Spaces aus, auf die Ihr zukünftiger Gast Zugriff haben soll.
Hinterlassen Sie einen Kommentar mit relevanten Informationen, die bei der Genehmigungsentscheidung hilfreich sein könnten.
Sobald der Anfragende die E-Mail-Adresse und die zusätzlichen Informationen des Gastes gesendet hat, entscheiden die Genehmiger, ob dem Gast tatsächlich Zugriff gewährt wird.
✅ Genehmiger
Der Genehmiger entscheidet, welche Gäste tatsächlich in die angeforderten Spaces aufgenommen werden und welche abgelehnt werden.
Navigieren Sie zum Anfragen-Tab in External User Manager, um zu beginnen.
Klicken Sie auf das Häkchen-Symbol im Abschnitt Genehmigung der Liste.
Sie erhalten eine detaillierte Ansicht aller Informationen zum Gast, einschließlich der E-Mail-Adresse des Eingeladenen, der Spaces, in die er eingeladen wird, der Identität des Anfragenden und aller ausgefüllten Metafelder.
Sie können auch einen Kommentar mit zusätzlichen relevanten Informationen hinterlassen, bevor Sie auf Annehmen klicken, um dem Gast Zugriff zu gewähren.
💡 Je nach Ihrer Onboarding-Konfiguration muss der Gast selbst möglicherweise auch Metafelder ausfüllen, ein Dokument unterschreiben oder mit einem Kontrollkästchen bestätigen, oder ein Video ansehen, bevor er fortfahren kann.
👥 Genehmiger hinzufügen
Standardmäßig ist der aktuelle External User Manager-Admin die einzige Person, die neue Gäste im Tenant genehmigen kann. Wenn Sie den Genehmigungsprozess an andere Personen delegieren möchten, können Sie diese einfach zur Standard-Genehmigergruppe hinzufügen.
Navigieren Sie zu Einstellungen > Genehmigung in External User Manager, um die Genehmigungsoptionen anzuzeigen.
Team-Anfragen genehmigen – Erweitert die Möglichkeit, Gäste zu genehmigen, auf Teambesitzer.
Microsoft Entra ID-Sicherheitsgruppe als Genehmiger aktivieren – Ermöglicht es Ihnen, Microsoft Entra ID-Sicherheitsgruppen als Genehmiger auszuwählen.
Benutzer automatisch entfernen – Entfernt den Gast automatisch aus Microsoft Entra ID, sobald er keinem aktiven Space mehr angehört.
Standard-Microsoft-Nachricht bei Tenant-Einladung blockieren – Entfernt die Standardbenachrichtigung von Microsoft beim Hinzufügen eines externen Benutzers zu einem Space.
Direkt unter den Genehmigungsoptionen können Sie Benutzer zur Standardgruppe hinzufügen, deren einziges Mitglied der Systemadministrator sein sollte.
Sobald Sie den gewünschten Benutzer zur Standardgruppe hinzugefügt haben, hat er Zugriff auf alle aktiven Anfragen und kann diese annehmen.
💡 Es gibt auch eine separate Genehmigergruppe für Organisationen (wenn aktiviert), die nach dem exakt gleichen Prinzip funktioniert wie diese.
Wenn Sie mehr über die Gastseite des Einladungsprozesses erfahren möchten, lesen Sie unseren Artikel darüber, wie Sie einen Onboarding-Prozess einrichten.
👣 Nächste Schritte
Nachdem Sie den Anfrage- und Genehmigungsprozess vollständig verstanden haben, können Sie mit der Konfiguration der Onboarding-Module beginnen.
Wir empfehlen, hier zu beginnen:
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