External User Manager erweitert Ihre Gastverwaltungs-Funktionen erheblich und ermöglicht es Ihnen, Onboarding-Verfahren, Namenskonventionen, Zugriffsüberprüfungen und vieles mehr einfach zu implementieren.
Hier ist eine kurze Übersicht des gesamten Prozesses:
Anfrage – ein Mitarbeiter stellt eine Anfrage, um einen externen Benutzer hinzuzufügen.
Der Benutzer stellt zusätzliche Informationen bereit, indem er vom Admin festgelegte Metafelder ausfüllt.
Genehmigung – der Admin oder ein bestimmter Genehmiger genehmigt die Gastanfrage.
Einladung – der Gast erhält eine E-Mail mit der Einladung zum angeforderten Space.
Onboarding – der Gast wird zu einem Onboarding-Portal weitergeleitet, um zusätzliche Informationen bereitzustellen und Dokumente zu unterzeichnen.
Der Gast stellt zusätzliche Informationen zu seiner Rolle im Team bereit, indem er verschiedene vom Admin festgelegte Metafelder ausfüllt.
Onboarding-Medien werden angesehen und unterzeichnet.
Der Gast wird zum entsprechenden Space weitergeleitet.
Anmeldung & Zugriff – der Gast betritt den Space und nimmt am täglichen Geschehen teil.
Namenskonventionen werden angewendet
Lebenszyklus-Tracking beginnt
Ende des Lebenszyklus – nach einer bestimmten Zeitspanne wird der Zugriff des Gastes neu bewertet.
Zugriffsüberprüfung – der Admin entscheidet, ob der Gast weiterhin Zugriff auf den ausgewählten Space benötigt.
Entfernung – wird der Zugriff widerrufen, wird der Gast aus dem entsprechenden Space und Tenant entfernt.
Berichte / Audits – alle durchgeführten Aktionen werden zusammengefasst und können jederzeit vom Admin eingesehen werden.
Lassen Sie uns verschiedene Perspektiven dieses Prozesses betrachten, um zu verstehen, wie er für den Anfragenden, den Genehmiger und den Gast aussieht.
1. Eine Gastanfrage einreichen
Wenn ein Mitarbeiter einen externen Mitarbeiter zu seinem Space hinzufügen möchte, muss er dafür eine Anfrage einreichen.
2. Eine Anfrage überprüfen
Dann entscheidet der Genehmiger, ob er die Anfrage basierend auf den vom Anfragenden bereitgestellten Informationen annimmt oder nicht.
3. Gast-Onboarding
Sobald die Gastanfrage genehmigt wurde, erhält der betreffende Gast eine Onboarding-E-Mail, die ihn über das Team/die Gruppe informiert, zu dem/der er eingeladen wurde.
Die E-Mail leitet ihn zum Onboarding-Portal weiter, das vom External User Manager-Admin vollständig angepasst werden kann.
Je nach Onboarding-Einrichtung müssen sie möglicherweise zusätzliche Informationen angeben, Dokumente einsehen und unterzeichnen oder ein Video ansehen, bevor sie zum Space fortfahren können.
⚙️ Grundlegende Einstellungen
Wie bereits erwähnt, bietet Ihnen External User Manager verschiedene Gastüberwachungs-Komponenten zur Verwaltung externer Benutzer. Diese Komponenten variieren in ihrem Zweck und umfassen verschiedene ausfüllbare Felder, Dokumente & Videos, Namensregeln usw.
Lassen Sie uns gemeinsam die wichtigsten Einstellungen und Komponenten durchgehen, um Ihnen bei der Planung Ihrer zukünftigen Tenant-Einrichtung zu helfen.
✅ Metafelder
Metafelder ermöglichen es Ihnen, Textfelder, Kontrollkästchen, Kalenderfelder und Dropdowns zu Anfrage- und Onboarding-Abläufen hinzuzufügen.
Dadurch können Sie viele nützliche Informationen sowohl von Anfragenden als auch von Gästen erfassen.
Sie könnten beispielsweise ein Anfragebegründungs-Textfeld für mehr Klarheit über die Einladung erstellen oder ein Rollen-Dropdown für Gäste hinzufügen, damit diese angeben können, was ihre Aufgabe sein wird.
Insgesamt sind Metafelder eine hervorragende Möglichkeit, Ihren Anfrage- und Onboarding-Prozess anzupassen und gleichzeitig mehr Informationen von Benutzern zu erhalten.
🎬 Medien
Medien ermöglichen es Ihnen, eine Vielzahl interaktiver Elemente an Ihren Onboarding-Prozess anzuhängen. Von PDF-Dateien über HTML-Seiten bis hin zu Videos kann alles zum Onboarding-Portal hinzugefügt werden, um rechtliche Zustimmung einzuholen oder Gäste über Unternehmensrichtlinien zu informieren.
Sie können Gäste sogar mit einem Kontrollkästchen bestätigen lassen, dass sie Ihre Medien vollständig angesehen haben, oder eine Unterschrift einholen.
Insgesamt helfen Medien Ihnen, während des Gast-Onboarding-Prozesses mehr Informationen bereitzustellen und zu erhalten, und ermöglichen gleichzeitig das Einholen von Dokumentenunterschriften für Ihre NDA oder andere Verträge.
📋 Onboarding-Portal
Das Onboarding-Portal ermöglicht es Ihnen, Gäste durch einen maßgeschneiderten Anmeldeprozess zu führen, der mit Metafeldern, Medien, Unterschriftsanforderungen und mehr angepasst werden kann.
Wenn sich der Gast im Onboarding-Portal anmeldet, muss er alle von Ihnen festgelegten Schritte abschließen, um tatsächlich Mitglied eines bestimmten Space zu werden.
Sie könnten beispielsweise einen Eingangs-Fragebogen mit Metafeldern hinzufügen und anschließend beliebige Verträge zur Unterzeichnung anhängen. Sie könnten sogar Video-Tutorials einbinden, um sicherzustellen, dass der Gast für die ihm zugewiesenen Aufgaben bereit ist.
Insgesamt ist das Onboarding-Portal eine hervorragende Möglichkeit, Gäste in Ihre Organisation einzuführen, ohne den Aufwand des manuellen Informationsaustauschs.
💭 Namenskonventionen
Namenskonventionen ermöglichen es Ihnen, automatisch Prefix und Suffix zu Gastnamen hinzuzufügen. Sie können sogar Informationen, die Gäste über Metafelder angeben, direkt in deren Namen einfügen.
Immer wenn ein neuer externer Benutzer genehmigt und Ihrer Organisation hinzugefügt wird, fällt dessen Name automatisch unter das von Ihnen eingerichtete Namensschema.
Sie könnten beispielsweise ein „Ext_"-Prefix für alle Gäste hinzufügen, um zu kennzeichnen, dass es sich um einen externen Benutzer handelt, oder Sie könnten ein Firmenname-Metafeld als Suffix an Ihre Namenskonvention binden, um leicht zu erkennen, aus welchem Unternehmen jeder stammt.
Insgesamt sind Namenskonventionen eine fantastische Möglichkeit sicherzustellen, dass alle Gäste bei Bedarf leicht gefunden und eingeschätzt werden können.
🔑 Zugriffsüberprüfungen
Zugriffsüberprüfungen ermöglichen es Ihnen, einfach neu zu bewerten, ob ein bestimmter Gast weiterhin Zugriff auf Ihre Organisation benötigt.
Die Einführung eines Zugriffsüberprüfungs-Prozesses fordert Sie auf, Gästen nach einer bestimmten Zeit erneut Zugriff zu gewähren, was Ihnen hilft, Datensicherheitsrisiken zu vermeiden und Ihren Tenant ordentlich zu halten.
Sie können diese Überprüfungen auf verschiedene Arten konfigurieren, einschließlich individueller Neubewertungszeiträume, Erinnerungen, Erinnerungshäufigkeit und mehr.
Insgesamt sind regelmäßige Zugriffsüberprüfungen eine hervorragende Möglichkeit, die Informationssicherheit und Ordnung in Ihrer Organisation zu erhöhen.
🤖 Bot für nicht verwaltete Gäste
Der Bot für nicht verwaltete Gäste ermöglicht es Ihnen, Gäste, die außerhalb von External User Manager hinzugefügt wurden, einfach in reguläre Gäste umzuwandeln, die Ihre Onboarding-Verfahren durchlaufen, unter Ihre Namenskonventionen fallen usw.
Wenn der Bot nicht verwaltete Gäste findet, haben Sie die Möglichkeit, diese erneut über die App einzureichen, damit Ihre Governance-Regeln auf sie angewendet werden können.
Sie können eine Vielzahl von Einstellungen erkunden, die es Ihnen ermöglichen, den Bot an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen, einschließlich Onboarding überspringen, Automatisch genehmigen und weiterer Optionen.
Insgesamt ist der Bot für nicht verwaltete Gäste ein großartiges Werkzeug, wenn Sie beim Installieren von External User Manager bereits vorhandene Gäste haben oder einfach Fehler von Mitarbeitern korrigieren müssen.
🎛️ Überblick-Dashboard
Das Überblick-Dashboard dient als praktischer Ort für Admins, um alle ihre externen Benutzer, die Spaces, in denen sie sich befinden, und andere relevante Informationen zu verwalten.
Das Dashboard gibt Ihnen einen Überblick über Ihre Organisation und ermöglicht es Ihnen, die Effizienz der Gastverwaltung zu optimieren.
Sie können den genauen Zeitraum auswählen, den Sie analysieren möchten, und Muster mit einem praktischen Diagramm-Tool verfolgen.
Insgesamt ist das Überblick-Dashboard hervorragend geeignet, um organisatorische Trends und Muster im Blick zu behalten, und ermöglicht Ihnen eine ganzheitlichere Perspektive auf Ihre Verwaltungsleistung.
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