Wenn Sie Microsoft Teams schon eine Weile nutzen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie einen oder mehrere bestehende Gäste haben, die der Organisation hinzugefügt wurden, bevor Sie External User Manager installiert haben.
Standardmäßig werden diese Gäste von der Anwendung nicht erkannt und durchlaufen daher nicht die gleichen Onboarding-Verfahren und fallen nicht unter Ihre Namenskonventionen. Glücklicherweise gibt es eine sehr einfache Möglichkeit, nicht verwaltete Gäste über den „Bot für nicht verwaltete Gäste" zu finden und zu importieren.
Der Bot für nicht verwaltete Gäste sucht nach nicht verwalteten Gästen und reicht sie erneut über External User Manager ein, sodass sie unter Ihre Governance-Richtlinien fallen.
Lassen Sie uns den gesamten Einrichtungsprozess durchgehen und die verschiedenen Konfigurationsmöglichkeiten des Bots erkunden.
🤖 Bot-Einrichtung für nicht verwaltete Gäste
Navigieren Sie zu Einstellungen > Expertenmodus > Gast-Import, um alle Einstellungen zur Gastkonvertierung anzuzeigen.
Einstellungsübersicht:
Bot-Name – Ermöglicht es Ihnen, den Namen des Bots zu ändern; dieser Name wird in den Chat-Nachrichten angezeigt, die er versendet.
Automatisch genehmigen – Wenn aktiviert, werden alle importierten Benutzer vorab genehmigt und können direkt zum Onboarding gelangen. Die standardmäßigen Anfrage- und Genehmigungsverfahren werden übersprungen.
Onboarding überspringen – Ermöglicht es Ihnen, Onboarding-Verfahren für importierte Benutzer zu überspringen.
Automatische Anfrage nach X Tagen aktivieren – Reicht bestehende Gastanfragen, die über die reguläre Teams-Oberfläche erstellt wurden, automatisch in External User Manager erneut ein. Dieser Vorgang wird jedes Mal wiederholt, wenn die im Feld „Anzahl der X Tage angeben" festgelegte Anzahl von Tagen verstrichen ist.
Anzahl der X Tage angeben – Ermöglicht es Ihnen, die Anzahl der Tage anzugeben, nach denen die reguläre Anfrage über External User Manager erneut eingereicht wird.
Zu importierende externe Benutzer – Zeigt die Anzahl der nicht verwalteten externen Benutzer an, ermöglicht es Ihnen, nach ihnen zu suchen und sie über die entsprechenden Schaltflächen über EUM anzufordern.
Verlauf – Zeigt alle externen Benutzer an, die über den Bot importiert wurden, einschließlich Einreichungsdatum, Anzahl der Anfragen und deren Status.
Konfigurieren Sie die Einstellungen des Bots nach Ihren Wünschen und fordern Sie alle nicht verwalteten Gäste, die er findet, erneut an. Je nach Ihrer Einrichtung müssen Sie diese möglicherweise manuell genehmigen.
🏅 Endergebnis
Importierte Gäste durchlaufen die gleichen Onboarding-Verfahren wie die übrigen Gäste, die Sie über External User Manager eingeladen haben (solange die Einstellung Onboarding überspringen deaktiviert ist), und Ihre Namenskonventionen werden wie gewohnt auf sie angewendet.
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