Wenn Sie mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten, kann es nützlich sein, alle ihre Mitarbeiter (Ihre Externen Benutzer) unter demselben Organisations-Dach zusammenzufassen.
Mit External User Manager können Sie bestimmte Organisationen zu Ihrem Tenant hinzufügen und Benutzer (mit derselben Domäne) automatisch diesen zuweisen, sodass Sie Gäste aus derselben Organisation übersichtlich an einem einzigen, leicht zugänglichen Ort organisieren können.
Sie können wertvolle Informationen extrahieren, indem Sie ein Onboarding-Verfahren speziell für Organisationen erstellen, einschließlich Metafelder, Onboarding-Medien und Dokumente, sowie die Zuweisung verantwortlicher Personen aus der Organisation, die diese Details ausfüllen.
Lassen Sie uns die Einrichtungs- und Nutzungsverfahren rund um Organisationen erkunden, um zu verstehen, wie Sie den maximalen Nutzen aus dieser Funktion ziehen können.
⚙️ Organisation einrichten
Navigieren Sie zunächst zu Einstellungen > Experten Modus > Installation (unter der Überschrift Organisationen). Sie werden vier verschiedene Abschnitte bemerken, die aktiviert werden können.
Organisationsanfragen aktivieren – Dieser Abschnitt aktiviert die Organisations-Funktion für Ihren Tenant; andere Abschnitte sind erst verfügbar, wenn dieser aktiv ist.
Genehmigung für Organisation – Wenn aktiviert, wird sichergestellt, dass neue Organisationen erst dann zum Tenant hinzugefügt werden können, wenn sie direkt von einem Admin/Genehmiger genehmigt wurden.
Onboarding-Portal für Genehmigungen aktivieren – Aktiviert Onboarding-Funktionen für Organisationen und ermöglicht die Einrichtung eines separaten Genehmigungsprozesses für Verantwortliche Personen. Kann nicht aktiviert werden, solange Onboarding nicht ebenfalls auf dem Tenant aktiv ist.
Erweiterte Berechtigungen für vertrauenswürdige Organisationen – Wenn Ihre Microsoft Entra Kollaborationseinstellungen auf „Einladungen nur an die angegebenen Domänen erlauben" gesetzt sind, werden durch diese Einstellung alle Organisationsdomänen automatisch zur Liste der Zieldomänen hinzugefügt. Die Kollaborationseinstellungen finden Sie im Bereich „Externe Identitäten" > „Kollaborationseinschränkungen" in Microsoft Entra.
Der Abschnitt „Erweiterte Berechtigungen für vertrauenswürdige Organisationen" fordert Sie auf, zusätzliche Berechtigungen für die App zu erteilen. Diese Berechtigungen stellen sicher, dass EUM und Microsoft Entra ordnungsgemäß kommunizieren und die Liste der vertrauenswürdigen Domänen austauschen können.
🌐 Mit Organisationen arbeiten
Zu Demonstrationszwecken beschreiben wir ein Szenario, in dem alle Organisations-Funktionen aktiviert sind, einschließlich Genehmigungen, Onboarding und Erweiterter Berechtigungen.
Falls Sie einen dieser Abschnitte bei der Einrichtung nicht aktiviert haben, werden die entsprechenden Schritte übersprungen.
1. Organisationen erstellen
Organisationsanfragen sind mit regulären Anfragen für externe Benutzer verknüpft. Wenn Sie einen Gast mit einer bestimmten Domäne anfragen, kann diese als neue Organisation hinzugefügt werden.
Schauen wir uns kurz die Perspektive des regulären Benutzers an.
Navigieren Sie zu Anfragen > Anfrage hinzufügen, um zu beginnen.
Geben Sie die gewünschte E-Mail des Gastes an.
Sie werden zum Tab Organisationen weitergeleitet. Klicken Sie auf Organisation hinzufügen und geben Sie eine Verantwortliche Person an (jemand innerhalb der Organisation, der für die Durchführung der Onboarding-Verfahren und die Bereitstellung der Unterschrift verantwortlich ist). Die Domäne wird direkt aus der E-Mail des Gastes übernommen; Sie können jedoch weitere Domänen hinzufügen, die mit dieser Organisation verknüpft sind.
Füllen Sie alle vom Admin festgelegten Metafelder aus; in unserem Beispiel müssen Sie eine Projektlaufzeit und eine Bestätigung angeben, dass das Unternehmen vom Management geprüft wurde.
Wählen Sie die Teams aus, auf die der Gast Zugriff haben soll.
Hinterlassen Sie bei Bedarf einen Kommentar und klicken Sie auf Erstellen, um sowohl die Benutzereinladung als auch die neue Organisation abzuschließen.
2. Organisations-Genehmigung & Onboarding
Als Admin (oder als Genehmiger für Org.) werden Sie eine neue Organisationsanfrage sowie spezifische Anfragen für jedes Team bemerken, dem der Externe Benutzer hinzugefügt werden soll.
Klicken Sie auf die Schaltfläche ✓ neben der neuen Organisation.
Sie werden aufgefordert, den Externen Benutzer, mit dem die Organisation verknüpft ist, zu genehmigen.
Sobald der Externe Benutzer genehmigt wurde, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche ✓, um die Organisation selbst zu genehmigen.
Die Organisationsanfrage wird entfernt, und alle teamspezifischen Anfragen wechseln ihren Status zu Warten auf Unterzeichnung der Org.
Jetzt, da die Organisation vom Admin genehmigt wurde, erhält die zuvor festgelegte Verantwortliche Person eine E-Mail mit einem Link zum Onboarding-Portal.
Sobald der Onboarding-Prozess von der Verantwortlichen Person abgeschlossen wurde, können Sie die Gasteinladung für jedes einzelne Team genehmigen.
3. Bestehende Organisationen
Sie können bestehenden Organisationen neue Domänen hinzufügen, indem Sie diese im Tab Organisationen des Pop-ups Neue Anfrage auswählen.
Auf diese Weise hinzugefügte Benutzer benötigen keine Genehmigungen, da sie Teil einer bereits genehmigten Organisation sind.
💡 Bitte beachten Sie, dass die Organisationsliste auch inaktive Organisationen anzeigt. Das Hinzufügen einer neuen Domäne zu diesen reaktiviert sie effektiv, wobei die neue Domäne die einzige mit ihnen verknüpfte ist.
💼 Organisationsverwaltung
Sobald Ihre Organisation erstellt wurde, können Sie alle Aspekte davon über Überblick > Organisationen einsehen.
Hier können Sie:
Alle Mitglieder einer bestimmten Organisation schnell einsehen, einschließlich der Anzahl der Mitglieder, der zugehörigen Teams und des Organisations-Status.
Die von der Verantwortlichen Person der Organisation angegebenen Informationen über Metafelder anzeigen und bearbeiten.
Den gesamten Verlauf der Organisation einsehen, einschließlich Genehmigungen, Onboarding Status und der Aufnahme von Mitgliedern in verschiedene Teams.
Die Massenlöschung von Benutzern aus der Organisation durchführen.
Gelöschte Mitglieder der Organisation ausblenden/einblenden.
Den Zugriff für die gesamte Organisation widerrufen und damit alle ihre Mitglieder aus allen zugehörigen Teams entfernen sowie deren Zugriff auf Ihren Tenant einschränken.
Einen detaillierten Auditbericht mit allen oben genannten Informationen herunterladen.
Bestimmte Mitglieder der Organisation in einem erweiterten Format anzeigen, mit der Möglichkeit, die spezifischen Teams, in denen sie enthalten sind, ihre angegebenen Metafelder-Informationen und ihren gesamten Kontoverlauf detaillierter zu betrachten.
🔒 Microsoft Entra Verbindung
Wenn der Einstellungsbereich Erweiterte Berechtigungen für vertrauenswürdige Organisationen bei der Einrichtung aktiviert wurde und die Microsoft Entra Kollaborationseinschränkungen auf Einladungen nur an die angegebenen Domänen erlauben gesetzt sind, werden Ihre Organisationen in der entsprechenden Liste angezeigt.
Die Liste wird in Echtzeit aktualisiert, d. h. alle Änderungen werden sofort auf der Seite von Microsoft übernommen.
⛑️ Benötigen Sie weitere Hilfe?
Erhalten Sie weitere Unterstützung zu External User Manager über das Support-Chat-Widget in der App oder wenden Sie sich an uns unter [email protected]