External User Manager sendet eine Vielzahl verschiedener E-Mails an Anfragende, Genehmiger, Admins, und Gäste. Über die Benachrichtigungseinstellungen können Sie steuern, ob diese Nachrichten gesendet werden oder nicht.
Sie können sogar über das bloße Aktivieren/Deaktivieren hinausgehen und diese individuell anpassen – mit eigenem Text, Bildern, Farbpalette und mehr.
Lassen Sie uns den E-Mail-Anpassungsprozess durchgehen, um vollständig zu verstehen, wie Sie jede Nachricht personalisieren können.
📧 E-Mails anpassen
Navigieren Sie zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen und klicken Sie auf eine der Vorlagen, um den E-Mail-Editor zu öffnen, in dem Sie Änderungen am Aussehen der E-Mail vornehmen können.
🔠 Text bearbeiten
Der E-Mail-Editor selbst bietet Ihnen viele Anpassungsoptionen und ermöglicht die Bearbeitung des E-Mail-Betreffs ganz oben auf der Seite.
Sie können außerdem:
Den gesamten E-Mail-Text bearbeiten.
Verschiedene Variablen einfügen (z. B. [*Team Owners*]), die in der endgültigen E-Mail automatisch mit den richtigen Informationen befüllt werden.
Die Überschriftebene ändern (H1, H2, H3).
Die Schriftgröße für Nicht-Überschriften-Text anpassen.
Sowohl den Text selbst als auch den Texthintergrund einfärben.
Schriftarten ändern.
Den Text fett formatieren.
Zwischen drei verschiedenen Ausrichtungsoptionen wählen.
Den Abstand des Textelements über vier Achsen variieren.
🧱 Layout & Elemente
Es ist auch möglich, das Layout der E-Mail zu ändern, indem Sie auf die Schaltfläche + ober- oder unterhalb eines der Blöcke klicken.
Sie können Folgendes hinzufügen:
Überschrift – Text, der hervorstechen soll und als H1-, H2- oder H3-Titel formatiert werden kann.
Text – Normaler Text, der üblicherweise unterhalb einer Überschrift erscheint, mit einem Schieberegler zur Größenanpassung.
Schaltfläche – Ein klickbares Element, das Benutzer zu verschiedenen Seiten weiterleitet.
Bild – Ein Bild, das in die E-Mail eingefügt wird und in der Größe verändert werden kann. Es kann auch auf eine andere Seite weiterleiten, wenn darauf geklickt wird.
Avatar – Ermöglicht das Verknüpfen eines Avatar-Bildes, häufig zur Darstellung bestimmter Personen in Ihrer Organisation verwendet.
Trennlinie – Fügt eine Trennlinie zwischen Elementen ein.
Abstandselement – Fügt einen Leerraum zwischen Elementen ein.
HTML – Ermöglicht das Einfügen von funktionalem HTML-Code in die E-Mail.
Spalten – Ermöglicht das Hinzufügen von bis zu drei Spalten in den E-Mail-Text.
Container – Erstellt einen Bereich, in dem Sie mehrere Elemente hinzufügen können, sodass dichtere, komplexere Abschnitte mit verschiedenen Elementen entstehen.
Jedes einzelne Element kann gelöscht oder mit auf seinen Zweck zugeschnittenen Anpassungsoptionen bearbeitet werden. Sie können beispielsweise Form und Größe von Schaltflächen ändern.
🧩 Variablen
Sie können dem Text/Schaltflächen auch verschiedene Variablen hinzufügen. Jede Variable steht für eine Gruppe, ein Systemelement oder eine Aktion, die automatisch in die endgültige E-Mail eingefügt wird.
Hier ist die Bedeutung der einzelnen Variablen:
[*InviteeMail*] – Die E-Mail-Adresse des Gastes, der zum Team eingeladen wurde.
[*TeamName*] – Der Name des Teams, zu dem der Gast eingeladen wurde.
[*TeamOwners*] – Die Besitzer des Space, zu dem der Gast eingeladen wurde.
[*RequesterName*] – Der Name des Benutzers, der den Benutzer in den Space eingeladen hat.
[*RequesterFotoBase64*] – Das Profilbild des Anfragenden in Microsoft.
[*RequesterComment*] – Der Kommentar, den der Anfragende beim Einreichen der Anfrage hinterlassen hat.
[*ApproveLink*] – Ein direkter Link zum Genehmigen der Gast-Anfrage.
[*RejectLink*] – Ein direkter Link zum Ablehnen der Gast-Anfrage.
👁️ Anzeigeoptionen
Sie können die fertige Version Ihrer E-Mail anzeigen, indem Sie oben links im E-Mail-Editor zur Vorschau wechseln.
Es ist auch möglich, zur Mobilen Ansicht zu wechseln, um anzupassen, wie Ihre E-Mail auf kleineren Geräten aussehen wird.
✉️ E-Mail-Vorlagen in Outlook Classic
Outlook Classic verwendet Microsoft Word zum Rendern von E-Mails, wodurch visuelle Änderungen, die Sie über die Benutzeroberfläche vorgenommen haben, auf seltsame und unästhetische Weise dargestellt werden.
Wenn Ihre Organisation Outlook Classic verwendet, empfehlen wir, für beste Ergebnisse keine Änderungen an den E-Mail-Vorlagen vorzunehmen.
Wenn Sie Ihre E-Mail-Vorlagen bereits bearbeitet haben und Outlook Classic diese auf seltsame Weise darstellt, können Sie die Änderungen wie folgt rückgängig machen:
Navigieren Sie zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen.
Wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die Sie bearbeitet haben.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurücksetzen.
Klicken Sie NICHT auf Speichern. Die Schaltfläche Zurücksetzen speichert Änderungen automatisch. Wenn Sie nach dem Zurücksetzen auf Speichern klicken, wird die E-Mail-Vorlage nicht in ihren ursprünglichen Zustand zurückgesetzt.
Das war es – wiederholen Sie diesen Vorgang einfach für alle E-Mail-Vorlagen, die Sie bearbeitet haben, und sie werden wie vorgesehen angezeigt.
⛑️ Benötigen Sie weitere Hilfe?
Erhalten Sie weitere Unterstützung zu External User Manager über das Support-Chat-Widget in der App oder wenden Sie sich an uns unter [email protected]