Zugriffsüberprüfungen fordern den Admin auf, den Gastzugriff regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass nur Personen, die tatsächlich noch benötigt werden, Teil Ihrer Organisation bleiben.
Sie sind auch hervorragend für die Sicherheit, da das versehentliche Vergessen eines Gastes Ihre Organisation anfällig für Datenlecks machen könnte.
Lassen Sie uns den gesamten Zugriffsüberprüfungs-Prozess durchgehen, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation ordentlich und sicher bleibt.
⚙️ Zugriffsüberprüfung einrichten
Zugriffsüberprüfungen erinnern Sie daran, den Gastzugriff über den External User Manager Chat Bot neu zu bewerten. Navigieren Sie zunächst zu Einstellungen > Zugriffsüberprüfung, um alle zugehörigen Einstellungen anzuzeigen.
Hier ist eine Übersicht der einzelnen Einstellungen:
Überprüfungszeit – In diesem Feld können Sie die Anzahl der Tage angeben, nach denen der Zugriff eines Gastes überprüft werden muss. Wenn Sie es auf 30 Tage setzen, müssen Sie den Zugriff 30 Tage nach der Genehmigung des Gastes überprüfen.
Automatische Ablehnung – Die Aktivierung dieses Schalters widerruft den Gastzugriff automatisch, wenn Sie die Überprüfung nicht innerhalb einer bestimmten Zeitspanne abschließen – der Anzahl der Ablehnungstage.
Ablehnungstage – In diesem Feld können Sie die Anzahl der Tage angeben, innerhalb derer die Zugriffsüberprüfung abgeschlossen werden muss; wird sie nicht innerhalb dieser Zeitspanne abgeschlossen, wird der Zugriff des Gastes automatisch widerrufen.
Erinnerung vor automatischer Ablehnung – Die Aktivierung dieses Schalters sendet eine Nachricht über den Chatbot, die Sie daran erinnert, dass der Zugriff des Gastes automatisch widerrufen wird, wenn Sie die Zugriffsüberprüfung nicht abschließen.
Erinnerungstage – In diesem Feld können Sie die Anzahl der Tage vor dem automatischen Zugriffswiderruf angeben, an dem eine Erinnerung an Sie gesendet wird. Wenn es auf 7 Tage eingestellt ist, erhalten Sie 7 Tage vor dem automatischen Widerruf des Gastzugriffs eine Erinnerung.
🔑 Zugriffsüberprüfungen durchführen
Wenn es Zeit ist, eine Zugriffsüberprüfung durchzuführen, sendet das System dem Admin eine interaktive Benachrichtigung über den Chatbot. Sie haben die Möglichkeit, diese zu Annehmen oder Abzulehnen, je nachdem, ob Sie die Anwesenheit des Gastes für notwendig erachten.
Das Ablehnen der Überprüfung leitet Sie zum Anfragen-Tab weiter, wo Sie alle Details zu diesem Gast sehen. Wenn Sie ihn tatsächlich ablehnen, wird er aus Ihrer Organisation entfernt.
Ausstehende Zugriffsüberprüfungen sind auch im Anfragen-Tab selbst zu finden. Jeder Eintrag in der Liste zeigt den Eingeladenen, den Anfragetyp (Team, SP-Website usw.), die Gruppe, in die er eingeladen wird, das letzte Überprüfungsdatum und den Status an, mit individuellen Optionen zum Onboarding erneut senden, Annehmen oder Ablehnen.
Der Wechsel zur Kartenansicht zeigt außerdem einen praktischen Fortschrittsbalken an, der angibt, wie lange der Benutzer noch hat, bevor er automatisch abgelehnt wird.
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